Wat zijn incassokosten?

Wat zijn incassokosten? Welke kosten moet ik nu wel, en juist niet betalen?

Als u geconfronteerd wordt met een of meer aanmaningen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarderkantoor, dan wordt u vaak niet alleen aangemaand om een bepaald geldbedrag (de hoofdvordering cq de factuur) te voldoen, maar wordt u ook aangeschreven voor een aantal kosten.

De meest voorkomende incassokosten

  Administratiekosten leges (ook wel informatiekosten genoemd)
  Buitengerechtelijke kosten (ook wel genaamd incassokosten)
  Leges (ook wel informatiekosten genaamd)
  Bureau- en dossierkosten
  Regelingskosten
  Registratiekosten

In het algemeen moet de schuldeiser deze kosten betalen aan het incassoburo of aan de gerechtsdeurwaarder, waaraan hij opdracht gaf om de schuld te incasseren. Deze kosten vormen een schadepost voor de schuldeiser die deze schade wil verhalen op de veroorzaker; de wanbetaler. Als er namelijk op tijd betaald was, dan had de schuldeiser deze kosten niet hoeven maken. Betekent dit nu dat u altijd verplicht bent om deze kosten te voldoen? Nee, niet altijd. Een rechter zal bijvoorbeeld altijd toetsen of de geclaimde kosten wel redelijk zijn. Met andere woorden, of deze kosten in verhouding staan tot de daadwerkelijk genomen incassomaatregelen.

Administratiekosten bij Incasso zijn kosten die samenhangen met het verzenden van een aanmaning door de schuldeiser zelf.

Een goed voorbeeld hiervan zijn de administratiekosten die waterleveranciers u bijvoorbeeld in rekening brengen als u de energienota niet op tijd betaald. In de algemene voorwaarden van deze bedrijven is vaak opgenomen dat u 15 euro administratiekosten verschuldigd bent bij een eerste aanmaning. Bij een tweede aanmaning lopen deze administratiekosten op tot 25 euro en bij een derde aanmaning moet u rekening houden met 50 euro administratiekosten. Deze kosten kunnen zelfs cumulatief verschuldigd zijn: een en ander hangt dus af van wat er in de algemene voorwaarden staat. Let op: als de schuldeiser de vordering uit handen geeft aan een Incassobureau of deurwaarderkantoor, dan mag het Incassobureau of de deurwaarder geen buitengerechtelijke kosten bij u in rekening brengen bovenop deze administratiekosten, nu de administratiekosten geacht worden onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. In de praktijk gebeurt dit echter wel regelmatig. Ontvangt u een aanmaning waarin beide posten zijn opgenomen, dan hoeft u de administratiekosten dus niet te voldoen, nu deze geacht worden onderdeel uit te maken van de post buitengerechtelijke kosten. Zorg er ook voor dat u dit duidelijk aan het Incassobureau kenbaar maakt.

De post buitengerechtelijke kosten, ook wel incassokosten genaamd, betreft een schadevergoeding voor de verrichte en nog te verrichten werkzaamheden die tot doel hebben om een schuldenaar vóór het starten van een gerechtelijke procedure tot betaling te bewegen. Het kan dan gaan om werkzaamheden die de schuldeiser zelf heeft moeten verrichten, maar ook om werkzaamheden van een Incassobureau of de gerechtsdeurwaarder. De schuldeiser kan buitengerechtelijke kosten eisen op basis van een wettelijke regeling, maar ook op grond van tussen partijen gemaakte afspraken. Deze afspraken zijn meestal vastgelegd in zogenaamde algemene voorwaarden, en kunnen bijvoorbeeld inhouden dat u een vast percentage over de hoofdsom verschuldigd bent. De buitengerechtelijke kosten (incassokosten) kunnen door een rechter gematigd worden of ze nu overeengekomen zijn of niet. De rechter gaat bij het bepalen van de hoogte van buitengerechtelijke kosten vaak uit van een richtlijn die beter bekend staat als het Rapport Voorwerk II.

Rapport Voorwerk II kent een staffel voor de toewijzing van buitengerechtelijke kosten. Dat wil zeggen dat de buitengerechtelijke kosten oplopen naarmate de hoofdsom hoger wordt. Hoe hoger het bedrag dat u verschuldigd bent, des te hoger de buitengerechtelijke kosten. Als de schuldeiser BTW-plichtig is ( en dat zijn de meeste bedrijven) dan hoeft een wanbetaler de BTW over de incassokosten niet te betalen. De schuldeiser kan deze BTW namelijk verrekenen. Als de schuldeiser niet BTW-plichtig is, dan is de wanbetaler ook verplicht om BTW over de buitengerechtelijke kosten te betalen.

Incasso staffel tarieven
De staffel van Rapport Voorwerk II ziet er als volgt uit:

Incasso staffelprijzen

belang van de zaak hoofdsom + rente t/m tarief buitengerechtelijke kosten inclusief BTW (19%)
€ 250,00 € 37,00 € 44,03
€ 500,00 € 75,00 € 89,25
€ 1.250,00 € 150,00 € 178,50
€ 2.500,00 € 300,00 € 357,00
€ 3.750,00 € 450,00 € 535,50
€ 5.000,00 € 600,00 € 714,00
€ 10.000,00 € 700,00 € 833,00
€ 20.000,00 € 800,00 € 952,00
€ 40.000,00 € 1.000,00 € 1.190,00


Als een schuldeiser hogere buitengerechtelijke kosten eist dan deze tabel aangeeft, dan is de kans groot dat een rechter deze incassokosten niet redelijk vindt en de kosten matigt.

Een voorbeeld incassozaak
Een wanbetaler ontvangt een aanmaning omdat een bedrag van 2.500 euro niet betaald is. De schuldeiser is niet BTW-plichtig. Eventueel gevorderde incassokosten zijn slechts redelijk tot een bedrag van 357,00 euro. Als de schuldeiser hogere incassokosten vordert, dan zijn die niet redelijk. In sommige gevallen is het overigens volstrekt onredelijk dat incassokosten gevorderd worden. Bijvoorbeeld als een aanmaning volkomen onterecht is verzonden en u schrijft de schuldeiser direct dat u absoluut niet tot betaling van het geclaimde bedrag zult overgaan. U doet er goed aan alsdan ook te melden dat de schuldeiser de zaak maar aan de rechter moet voorleggen als hij vindt dat u toch moet betalen. In een dergelijke situatie is het niet redelijk dat de schuldeiser u nog incassokosten in rekening brengt.

Ook kan een rechter het claimen van incassokosten onredelijk vinden wanneer:

   een schuldeiser een vordering van meer dan 5.000 euro expres splitst om op die manier voor het kantongerecht te kunnen procederen. Het zal in het algemeen dan niet redelijk zijn als de schuldeiser twee keer incassokosten in rekening brengt.
  een schuldeiser zijn vordering had kunnen verrekenen met een vordering die de schuldenaar op hem had
  een schuldeiser een vordering tegen meerdere schuldenaren kan samenvoegen, maar elke keer afzonderlijk incassokosten in rekening brengt


Als u te maken krijgt met incassokosten, is het dus verstandig om na te gaan of de schuldeiser deze kosten wel in rekening mag brengen. Ook is het aan te raden om te controleren of de hoogte van deze kosten wel redelijk is.

Leges zijn kosten die betrekking hebben op het aanvragen van informatie bij bepaalde instanties, bijvoorbeeld het opvragen van informatie bij de gemeentelijke basisadministratie of bij de Kamer van Koophandel.

Deze kosten kunnen overigens niet op een eerste aanmaning van een deurwaarder of Incassobureau aan een particulier voorkomen, omdat zij op dat moment nog geen informatie bij de gemeentes mogen opvragen. Een Incassobureau kan het niet, en de gerechtsdeurwaarder mag het pas op het moment dat hij van plan is om tot dagvaarding over te gaan (een gerechtelijke procedure te starten). Bedrijven kunnen wel met leges of informatiekosten te maken krijgen bij een eerste aanmaning, nu de Kamer van koophandel door iedereen geraadpleegd kan worden. Een uittrekselinzage bij de Kamer van Koophandel kost € 2,50 euro.

Dit zijn kosten die de deurwaarder/het Incassobureau aan haar opdrachtgever in rekening mag brengen voor het opzetten van het dossier en daarmee gepaard gaande kosten. Bijvoorbeeld de tijd die besteedt wordt aan het opzetten van een dossier, kopieerkosten, portikosten, oftewel algemene kantoorkosten. Deze kosten worden, net als de informatiekosten en de administratiekosten, geacht onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke incassokosten. Waarschuwing: sommige incassobureaus brengen bij een aanmaning buitengerechtelijke kosten in rekening én informatiekosten, én dossierkosten, én administratiekosten. In feite horen al deze kosten onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Let op, alleen de buitengerechtelijke kosten zijn verschuldigd en enkel voorzover ze in overeenstemming zijn met de staffel van Rapport Voorwerk II!

Dit zijn kosten die in rekening worden gebracht als u wordt toegestaan om het verschuldigde in termijnen te voldoen. Deze kosten zullen wel expliciet overeengekomen moeten zijn. Het overeenkomen van kosten voor het treffen van een regeling door een gerechtsdeurwaarder mag alleen in het geval er nog geen gerechtelijke procedure is gevoerd.

Dit zijn "verzonnen" kosten en maken eigenlijk onderdeel uit van de bureau en dossierkosten, welke net als de informatiekosten en de administratiekosten geacht worden onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Incassobureaus nemen deze kosten vaak op in de aanmaning.


Over de NIC

Wilt u meer weten over de Nederlanse Incasso Coöperatie. Lees dan verder en bekijk de video.

  Lees verder en bekijk de video

Meer informatie

Vraag vrijblijvend onze brochure aan of stel ons meteen uw (incasso) vragen.

  Neem contact met ons op