Veelgestelde vragen incasso procedure
Incasso Procedure
In zaken die voldoen aan de voorwaarden van het NIC reglement, en waarin niets geïncasseerd blijkt te kunnen worden, draagt het incassobureau waar de NIC de diensten ten behoeve van haar leden inkoopt, het risico, ook die van de deurwaarders- en proceskosten. No cure = no pay! De Nederlandse Incasso Coöperatie is de enige instantie in Nederland die ook de deurwaarders- en proceskosten onder de no cure-no pay service laat vallen. Maar hoe werkt het dan? Wat wordt er van de schuldeiser verwacht ? Welke fasen doorloopt een incassodossier? Welke kosten hangen er per fase aan vast? Wat als er een deel betaald wordt? Op al dit soort incasso procedure vragen zullen we antwoord proberen te geven.
Drie Incasso fases
Een incassozaak kan drie incasso fases doorlopen; de buitengerechtelijke fase, de gerechtelijke fase, en de executoriale fase. Hoe verder een incassozaak komt, des te hoger is het kostenrisico voor de schuldeiser. Deze kosten worden in eerste instantie (zonder uitzondering) voor rekening en risico van de schuldeiser gemaakt, maar kunnen als schade op de veroorzaker (de wanbetaler) worden verhaald. Kan de schade echter niet op de debiteur worden verhaald, en voldoet uw vordering aan de voorwaarden van het reglement, dan verschuift dit risico naar het incassobureau. U zult dan dus wel uw vordering moeten afschrijven, maar u wordt dan niet ook nog eens geconfronteerd met incassokosten, deurwaarderskosten, proceskosten, enz.. Welke kostenrisico’s een schuldeiser per fase loopt, wordt hierna uiteengezet.
Deze fase van de incassoprocedure wordt ook wel de aanmaningsfase genoemd. In deze fase zendt de schuldeiser herinneringen en aanmaningen aan de debiteur, wordt de debiteur gebeld, gemaild, gefaxt, enz.., alles om debiteur maar te bewegen tot betaling.
Het verzenden van aanmaningen heeft echter ook een juridisch doel. Om een dossier in handen te kunnen stellen van een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat, en hem/haar aansprakelijk te kunnen houden voor de schade die dat met zich meebrengt, moet de debiteur wettelijk in verzuim verkeren. Daartoe moet de debiteur in gebreke gesteld zijn; dat wil zeggen dat de debiteur een termijn moet gegund zijn om alsnog tot betaling over te gaan. En dat is precies wat een aanmaning doet; immers, er wordt gemaand om binnen een termijn te betalen. Kijk voor meer informatie op www.judex.nl onder het hoofdstuk incasso en beslag of op Youtube.
Wanneer de debiteur niet reageert op de aanmaningen van de schuldeiser, kan deze laatste de vordering uit handen geven aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder en advocaat. Deze zal de debiteur ook trachten te bewegen tot betaling van de vordering door het verzenden van een aantal aanmaningen, ditmaal verhoogd met rente en incassokosten. Deze laatste twee zijn feitelijk schadeposten van de schuldeiser.
Wanneer de debiteur die schade niet erkent (niet wil betalen) dan moet die schade eerst worden toegekend door een rechtbank. En dat levert nog wel eens problemen op, met name in zaken waarin de debiteur na een aanmaning van het incassobureau snel het factuurbedrag voldoet aan de schuldeiser. De rechtbank kijkt dan kritisch of de schade 1. terecht en 2. redelijk is.
Doorgaans zal een rechter de gevorderde schade terecht vinden indien de debiteur wist, dan wel had kunnen weten, dat er door diens wanbetaling schade zou ontstaan en wanneer aangetoond kan worden dat er diverse pogingen door de schuldeiser zijn gedaan om tot betaling te komen. Zorg er dus voor dat een debiteur er al in een vroeg stadium op wordt gewezen dat hij voor de schade die zal ontstaan, aansprakelijk wordt gehouden. Veelal kan dit al door dit op te nemen in algemene voorwaarden, maar doe dit in elk geval expliciet in de herinnering en de aanmaning(en).
De rechter zal de schade doorgaans redelijk vinden wanneer deze gelieerd is aan de staffel die de kantonrechters hebben opgesteld. Deze staffel is gekoppeld aan Rapport Voorwerk II en kunt u via google eenvoudig terugvinden.
Het hangt dus helemaal van de gedragingen van de schuldeiser af of de debiteur in de gevorderde schade (die in dit stadium enkel bestaat uit de incassokosten) ook daadwerkelijk wordt veroordeeld.
Is er een schriftelijke overeenkomst? Is er schriftelijk aangemaand? Is de debiteur er nadrukkelijk op gewezen dat hij aansprakelijk wordt gehouden voor de kosten? Hebben de aanmaningen de debiteur bereikt? Zijn de algemene voorwaarden van toepassing?
Kortom, u kunt er niet zomaar van uitgaan dat de rechter altijd tot veroordeling in de schade overgaat. Als u gaat procederen voor de incassokosten, en u verliest, dan moet u dus niet alleen de incassokosten betalen, maar ook zelf de kosten van de rechtbank procedure dragen. En wanneer de wanbetaler zich liet bijstaan door een gerechtsdeurwaarder, advocaat of incassobureau, dan kan het zelfs zo zijn dat u de schade van uw wederpartij moet vergoeden.
Het komt dan ook niet zelden voor dat in dit specifieke geval de schade de schuldeiser geadviseerd wordt de schade voor eigen rekening te nemen; laat u zich in deze situatie dus van gedegen advies voorzien door het incassobureau.
Voor de goede orde: in dit voorbeeld is het factuurbedrag betaald. Alsdan is er dus geen sprake van no cure, maar van Yes Cure. En dus ook van Yes Pay. In zaken waarin u besluit (of waarin het incassobureau u adviseert) de zaak niet door te zetten, raakt u in het geval als hiervoor geschetst, dus een resultaatsvergoeding aan het incassobureau verschuldigd. Dit moet ook wel, nu het incassobureau deze omzetten nodig heeft om de kosten in de zaken die mislopen voor eigen rekening te kunnen nemen.
Indien uw debiteur in de buitengerechtelijke fase niets, of niet alles heeft betaald, zal de vordering eerst aan de rechter moeten worden voorgelegd, alvorens tegen een wanbetaler beslagmaatregelen te kunnen treffen.
Daartoe zal een debiteur gedagvaard moeten worden. Een dagvaarding is een oproeping om voor de rechter te verschijnen en wordt door de deurwaarder bij de wanbetaler bezorgd.
Afhankelijk van de hoogte van de vordering is de bijstand van een advocaat verplicht. Is de vordering hoger dan € 5.000,00 en heeft deze geen betrekking op huur, dan zal de zaak via een advocaat onder de aandacht van de rechtbank moeten worden gebracht.
In deze zaken waarin de bijstand van een advocaat nodig is geldt de no cure-no pay service niet voor de gerechtelijke fase! Wel heeft de NIC ten behoeve van de leden een gunstig tarief bedongen en kan het incassobureau de procedure via de advocaat begeleiden.
De verwachting is overigens dat de service per 1 juli 2011 wordt uitgebreid. Indien de beoogde wetgeving wordt ingevoerd zal de bijstand van een advocaat pas verplicht zijn voor vorderingen vanaf € 25.000,00. Alsdan geldt de no cure no pay service dus ook voor vorderingen van € 5000,00 tot € 25.000,00, met 1 verschil, en dat is dat het griffierecht in deze categorie vorderingen niet onder de service valt.
Wanneer de bijstand van een advocaat niet verplicht is, kan het incassobureau uw belangen behartigen. Het incassobureau stelt dan de dagvaarding op en laat deze uitbrengen door de deurwaarder. De deurwaarder zal de dagvaarding indienen bij de rechtbank. De rechtbank stuurt een rekening voor de behandeling van de zaak (het zogeheten griffierecht) . Deze dient direct te worden betaald, anders behandelt de rechtbank de zaak niet.
Indien er verweer gevoerd wordt, zal het incassobureau (in overleg met u) uw standpunten verdedigen en uw belangen behartigen, op dezelfde wijze als een advocaat dit zou doen. De mensen die dit doen zijn veelal ook juristen, deurwaarders of mensen met een jarenlange ervaring. De rechtbank wijst een vergoeding toe aan deze juristen (deze vergoeding wordt aangeduid als het salaris voor de gemachtigde), in die zin dat zij de debiteur veroordeelt tot betaling van de kosten die de gemachtigden hebben moeten maken.
Ervan uitgaande dat uw vordering wordt toegewezen, veroordeelt de rechtbank de wanbetaler tot betaling van de hoofdsom en de schade aan de schuldeiser. Deze schade bestaat alsdan uit alle kosten die de schuldeiser tot op dat moment heeft moeten maken, te weten: incassokosten, rente, dagvaarding, salaris gemachtigde en griffierecht. In een zaak zonder verweer kun je gemiddeld denken aan een kostenpost van gemiddeld € 475,00 (ex btw).
De rechtbank legt de uitspraak vast in een vonnis en stuurt deze naar het incassobureau of de gerechtsdeurwaarder. U ontvangt een kopie van de uitspraak van het incassobureau.
Indien de debiteur na vonniswijzing niet betaalt, vangt de derde (en laatste) fase aan. De executiefase.
LET OP: De no cure no pay service van de NIC ziet op de verhaalbaarheid van de vordering. Expliciet niet op de toewijsbaarheid. De ondernemer /schuldeiser staat er dus voor in dat zijn vordering wordt toegewezen. Het sluiten van goede overeenkomsten en het voldoen aan de verplichtingen die de wetgever voorschrijft blijft dus te allen tijde tot de verantwoordelijkheid van de ondernemer/schuldeiser behoren!
Deze fase wordt ook wel aangeduid als de beslagfase. Het vonnis van de rechtbank wordt in deze fase door de gerechtsdeurwaarder geëxecuteerd, dat wil zeggen uitgevoerd.
De gerechtsdeurwaarder is als enige in Nederland bevoegd om iets tegen de wil van iemand te doen. Dit doet hij uit kracht van het door de rechtbank gewezen vonnis.
Om beslag te mogen leggen moet de deurwaarder het vonnis eerst bij de debiteur bezorgen (kosten+/- € 80,00 ex BTW) en een termijn van enkele dagen wachten. Daarna mag hij beslag leggen op alles wat tot het vermogen van de wanbetaler behoort. Bankrekeningen, auto’s, caravans, huizen, boten, aandelen, enz…
Als u zich bedenkt dat iedere beslagmaatregel een kostenrisico van +/- € 200,00 met zich meebrengt, dan hoeven wij u niet uit te leggen wat een kostenrisico dit voor een schuldeiser met zich meebrengt in een zaak waarin er meerdere beslagen gelegd zijn en er niets op de debiteur verhaald kan worden. Tel dat maar op bij de kosten van de procedure en je hebt het al snel over een totaal kostenrisico van € 700,00 a € 800,00. Dan is het maar goed dat u lid bent van de NIC, toch?
Betalingen strekken eerst in mindering op de kosten en de rente en vervolgens op de rentedragende hoofdsom. Hieronder volgen een paar voorbeelden, waarbij er van uit gegaan wordt dat de vorderingen voldeden aan de voorwaarden van het reglement van de NIC.
Let wel; het maakt in deze voorbeelden niet uit of de betaling bij het lid, bij de deurwaarder of bij het incassobureau wordt gedaan. Wordt de betaling bij het lid gedaan, dan is het lid gehouden de betalingen af te dragen/ te vergoeden aan het incassobureau, althans tot de hoogte van de ten behoeve van het lid gemaakte kosten.
Stel dat er in een zaak € 700,00 aan kosten is gemaakt, en de debiteur betaalt € 1000,00 maar gaat daarna failliet, dan blijft er € 300,00 voor de schuldeiser over. De rest zal de schuldeiser af moeten schrijven.
Stel dat er in een zaak € 700,00 aan kosten is gemaakt, en de debiteur betaalt € 500,00 maar gaat daarna failliet, dan strekt de € 500,00 in mindering op de € 700,00, draagt het incassobureau het risico van de overige kosten (€ 200), en resteert er niets voor de schuldeiser. De schuldeiser zal zijn vordering moeten afschrijven.